Een drop down menu maken in Excel – Dat doe je zo

Excel is één van de programma’s van Microsoft Office. Dit cijfermatige programma is het middel voor het ondersteunen van inhoudelijke projecten. Het programma kent veel functies die u veel kunnen tijd besparen. Het maken van berekeningen en formules, het analyseren van gegevens en het maken van grafieken zijn belangrijke tijdbesparende functies binnen Excel. Daarnaast zorgt Excel ook voor veel overzicht van gegevens. Wanneer u iemand anders iets wil laten invullen, maar enkel beperkte antwoordmogelijkheden wil geven, is een drop down menu een uitstekende oplossing. Maar wat is een drop down menu nou precies? In dit blog wordt uitgelegd wat een drop down menu is, waarom een drop down menu handig is en hoe u een drop down menu zelf kunt maken.

Wat is een drop down menu

Wanneer u een Excel Spreadsheet maakt om anderen data in te laten vullen, kan een drop down menu erg handig zijn om de mogelijke antwoorden te beperken. Een drop down menu is simpelweg een keuzelijst in één of meerdere cellen. Het drop down menu is een hulpmiddel om mensen de juiste richting op te sturen. Een drop down is dus perfect voor vragenlijsten, waarbij slechts een aantal antwoordopties mogelijk zijn.

Wanneer je een drop down menu geïnstalleerd hebt, dan komt er een pijltje naast de desbetreffende cel tevoorschijn. Wanneer u op de pijl klikt, opent een nieuw menu, waarbij een keuze uit beperkte opties gemaakt kan worden. Een drop down menu helpt gebruikers bij het effectief en efficiënt gebruiken van Excel. Ook is de kans op fouten vele malen lager bij het gebruik van een drop down menu.

Hoe werkt een drop down menu

Anders dan bij Microsoft Access is een drop down menu gebaseerd op andere cellen in het Excel-bestand. Het is dus gebaseerd op gegevens die ergens anders in het Excel-bestand staan. Op basis van deze gegevens kunt u een drop down menu aanmaken. Maar hoe maakt u een drop down menu in Excel? Wij leggen het voor u uit.

Hoe maak je een Drop Down menu

Het maken van een drop down menu bestaat uit 6 verschillende kleine stappen. Hieronder wordt uitgelegd hoe u zelf een Drop Down menu kunt maken.

Stap 1: Maak een lijst. U kunt deze lijst zowel horizontaal als verticaal maken. (bijvoorbeeld A1-A2-A3 of A1-B1-C1)

Stap 2: Selecteer een cel waarin het drop down menu moet komen.

Stap 3: Selecteer “Gegevens Validatie”. U vindt dit onder het menu “Gegevens”

Stap 4: Selecteer bij “Toestaan” de optie “Voor lijst”

Stap 5: Klik op “Bron” en kies voor de lijst die u gecreëerd heeft

Stap 6: Klik op “Ok”. Hierna is uw lijst gereed en staat deze onder de geselecteerde cel

U heeft nu uw eerste drop down menu gecreëerd. Wanneer u meer drop down menu’s wil maken in hetzelfde bestand, herhaalt u de voorgaande stappen.

Items toevoegen of verwijderen in de drop down lijst

Wanneer u onderdelen wil veranderen in uw drop down lijst, kunt u dit eenvoudig doen zonder uw gegevensvalidatie te openen. Om gegevens toe te voegen aan uw gegevensvalidatie klikt u op een cel in uw lijst. Vervolgens klikt u op “invoegen” en selecteert u “cellen naar beneden verplaatsen”. Hiermee kunt u extra gegevens toevoegen aan uw drop down lijst.

Wilt u graag onderdelen verwijderen in uw drop down lijst? Dan is dit ook mogelijk. Hiervoor selecteert u het item in de lijst die u wil verwijderen. Vervolgens klikt u op “cellen naar boven verplaatsen”. Klik vervolgens op “ok” en u heeft een item uit uw drop down lijst verwijdert.

Ook is het mogelijk om een volledige drop down lijst te verwijderen. Dit doet u aan de hand van de volgende stappen:

Stap 1: Selecteer de cel met de drop down lijst

Stap 2: Selecteer “gegevensvalidatie”. U vindt dit in de hulpbalk onder “gegevens” à Hulpmiddelen

Stap 3: Klik op “verwijder alles” en druk op “ok”. Hierna heeft u een gehele drop down lijst verwijderd.

Na het lezen van dit blog bent u zelf in staat om een drop down menu te maken in Excel. Ook weet u hoe u onderdelen uit uw lijst toevoegt en verwijderd. Ook weet u hoe u een volledige drop down lijst met gegevens kunt verwijderen wanneer u niet meer van plan bent om de drop down lijst te gebruiken.